経営企画部門

総務ファシリティチーム

活動内容

IYAHには、2つのオフィスがあります（広島市内八丁堀、東広島キャンパスのすぐ近く）。これは部活で言う部室のような場所です。
私たち総務ファシリティチームは、このオフィスをはじめとしたIYAHに関わる場所や備品の管理を行っています。
もう少しだけ具体的に言えば、IYAHが主催するイベントの施設の予約や、オフィスの大掃除や模様替え、備品の在庫管理や購入を行っています。詳細は、下のトグルを開いてご覧ください。
それ以外にも、他チームが担えていないIYAHを維持・運営していくために必要なことすべてに主体的に取り組み、組織全体を支えています。例えば、広島大学に対してサークルとして認めてもらうための手続きなども行っていることの一つです。
IYAHは150人以上のメンバーが所属している大企業なみの規模であり、広島の中では最大規模のサークルです。
そんなIYAHを支える私たちのチームは、一つ一つの仕事に大きな責任が伴います。重要な仕事を責任を持って果たすことで得られる学びと成長はとても大きいです。

オフィスの整理整頓・大掃除・模様替え

IYAHのオフィスは、ほぼ毎日10~30人程度のメンバーによって利用されています。
さらに、IYAHでは年に大小合わせて約500回ほどイベントを開催しており、それらのイベントに必要な物品の出入りにより、オフィスでは頻繁にものが出たり入ったりします。
そのような中でオフィスをきれいに保つのは簡単ではありませんが、利用者の目線に立ち、みんなが気持ちよく使えるオフィスにすることを目指しています。
具体的には、オフィス利用のルールを作ったり、動線を考慮した模様替え・掃除を行っています。また、目安箱を設置して、オフィス利用に関する意見をIYAHのメンバーから集め、改善に活かしています。

備品の在庫管理・購入

IYAHのオフィスにはダンボール300個以上の大量の備品や消耗品があります。
これらを整理して、みんなが必要なものを必要なときにぱっと探して使えるように工夫しています。
具体的には、オフィスのどこに何があるかをまとめた情報を全メンバーに共有したり、カメラなどの高価な物品に関しては貸出管理アプリを活用して持ち出し・返却を管理することで紛失を防いでいます。
また、プリンターのインクや印刷用紙などの消耗品は、活動に必要不可欠なものであるため、定期的に在庫チェックを行い、必要があれば購入を行っています。

イベントの施設予約

イベントの開催において、開催場所を確保することはとても重要です。どんなに良いイベントを考えても、場所がなければ開催できないからです。
IYAHでは年に大小合わせて約500回ほどイベントを開催していますが、それらの施設予約を漏れなく行えるよう、ICTツールを活用して管理しています。さらに、より良いイベントにするために、ただ空いてる場所ということではなく、そのイベントに最適な場所を確保できることを目指しています。
また、IYAHでは様々なチームがイベントの企画・運営を行っています。イベントで使う施設を予約する際に、そのイベントを企画するチームの人と連携しながら予約手続きを進めます。色々なチームと関わりながらIYAHのイベントをよりよくするお手伝いができることも、総務ファシリティチームの魅力です。

メンバー

チーフからのメッセージ

こんにちは、チーフの堀琴詠です。
私たちはそれぞれの活動に目的をもって作業を行っています。
例えば、オフィスの掃除や整理整頓をするときには、「どうやったら利用者がより使いやすくなるか」「どうやったらきれいな状態が維持されるか」などを考えながら作業を行っています。このように、目の前の作業の先にある実現したいゴールを意識することは、人生の様々な場面で役立つと思います。
より良い場を提供することは、IYAH全体へ大きく貢献することに繋がっています。
また、一般社団法人の職員や役員の方に直接ご指導を頂きながら活動できるのも、総務ファシリティチームの魅力です。
ぜひ、私たちと一緒にIYAHを支えてみませんか？

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